Integritetspolicy

Integritetspolicy

Med denna integritetspolicy vill MerxTeam (här nedan benämnt som ”Bolaget”, ”vi”, ”vår”, ”oss”) förklara hur vi behandlar dina personuppgifter och hur vi ser till att personuppgiftsbehandling utförs på ett ansvarsfullt sätt och enlighet med tillämpad dataskyddslagstiftning.

Inom EU/EES gäller från den 25, maj 2018 dataskyddsförordningen (GDPR).

1. Allmänt

1.1 Vi på Bolaget respekterar våra kunders och leverantörers anställda samt andra individers integritet och har antagit den här policyn i syfte att åstadkomma ett starkt skydd för de personuppgifter som vi behandlar. Vi är angelägna om att skydda och respektera din integritet och eftersträvar en hög säkerhetsnivå vid all behandling av personuppgifter.

1.2 Vi har vidtagit nödvändiga och lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder i syfte att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, användning, förändring och radering. Exempel på sådana säkerhetsåtgärder är behörighetsbegränsningar.

1.3 Denna policy avseende integritet (”Integritetspolicy”) beskriver hur Bolaget samlar in, använder, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter.

1.4 Integritetspolicyn gäller då vi tillhandahåller tjänster och produkter i anslutning till köp, inköp, serviceärenden och övrig kontakt med Bolaget, såsom besök på webbplats, kontakt med vår personal via besök, telefon, fax, chatt och mail.

2. Personuppgiftsansvarig

2.1 Bolaget är personuppgiftsansvarigt för den behandling som utförs av oss eller för vår räkning. Detta innebär att vi bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter, dvs. varför vi behandlar dina uppgifter samt hur och på vilket sätt vi behandlar dem.

2.2 Om du har några frågor om hur dina personuppgifter behandlas, kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna som anges längst ned i dokumentet.

3. När behandlar vi dina personuppgifter?

3.1 För att du ska kunna köpa våra varor, leverera varor och/eller tjänster, besöka vår webbplats, eller kontakta oss för service eller information måste vi samla in och behandla personuppgifter om dig.

3.2 Vi samlar in och behandlar personuppgifter om dig när du genomför ett köp, säljer till oss, använder dig av vår support, besöker vår webbplats, besöker oss på mässor eller när du på annat sätt har kontakt med oss.

3.3 Informationen som samlas in från dig vid ett köp eller leverans krävs för att du ska kunna ingå avtal med oss och för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster och erbjudanden.

 

 

 

4. Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

4.1 För dig som jobbar hos en företagskund till MerxTeam

De personuppgifter vi samlar in och behandlar om dig i egenskap av en anställd som jobbar hos en kund är:

  • Namn
  • Telefonnummer och e-post
  • Befattning
  • Information om vilka av våra varor eller erbjudanden du varit intresserad av, hur du interagerar med våra nyhetsbrev och vilka av våra event du anmält dig till

4.2 För dig som jobbar hos en leverantör till MerxTeam

De personuppgifter vi samlar in och behandlar om dig i egenskap av en anställd som jobbar hos en leverantör som levererar varor och/eller tjänster är:

  • Namn
  • Telefonnummer och e-post
  • Befattning

4.2 För dig som jobbar hos ett prospekt till MerxTeam

De personuppgifter vi samlar in och behandlar om dig i egenskap av en anställd som jobbar hos ett prospekt är:

  • Namn
  • Telefonnummer och e-post
  • Befattning
  • Information om vilka av våra varor eller erbjudanden du varit intresserad av, hur du interagerar med våra nyhetsbrev och vilka av våra event du anmält dig till

5. Varför behandlar vi uppgifter om dig?

5.1 För dig som jobbar hos en företagskund till MerxTeam

Bolaget behandlar dina personuppgifter för olika ändamål. Huvudsakligen behandlar vi dina personuppgifter i syfte att:

  • Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund, såsom genomförande av köp, leverera våra varor, fakturering och tillhandahållande av support;
  • Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som t ex. besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter;
  • Lämna information per post, CRM-utskick, e-post, SMS/MMS, chatt samt telefon avseende Bolagets varor och tjänster;
  • Hantera kundförhållandet;
  • Ge dig relevant information och anpassade erbjudanden i nyhetsbrev, mässor samt på våra webbsidor;
  • Förbättra vårt kunderbjudande, till exempel utveckling av produkter och funktioner;
  • Förhindra bedrägerier och utföra riskhantering; samt
  • Följa tillämpad lagstiftning, till exempel bokföringslagar.

 

 

5.2 För dig som jobbar hos en leverantör till MerxTeam

Bolaget behandlar dina personuppgifter för olika ändamål. Huvudsakligen behandlar vi dina personuppgifter i syfte att:

  • Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som leverantör, såsom genomförande av inköp, inleverans av varor, betalning och tillhandahållande av support;
  • Möjliggöra allmän leverantörsvård och service;
  • Lämna information per post, CRM-utskick, e-post, SMS/MMS, chatt samt telefon avseende Bolagets inköpta varor och tjänster;
  • Hantera leverantörsförhållandet;
  • Förbättra vårt erbjudande, till exempel utveckling av tjänster, produkter och funktioner vi köper av våra leverantörer
  • Förhindra bedrägerier och utföra riskhantering; samt
  • Följa tillämpad lagstiftning, till exempel bokföringslagar.

5.1 För dig som jobbar hos ett prospekt till MerxTeam

Bolaget behandlar dina personuppgifter för olika ändamål. Huvudsakligen behandlar vi dina personuppgifter i syfte att:

  • Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som prospekt, såsom skicka produktinformation;
  • Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter;
  • Lämna information per post, CRM-utskick, e-post, SMS/MMS, chatt samt telefon avseende Bolagets varor och tjänster;
  • Ge dig relevant information och anpassade erbjudanden i nyhetsbrev, mässor samt på våra webbsidor;
  • Förbättra vårt kunderbjudande, till exempel utveckling av tjänster, produkter och funktioner;
  • Förhindra bedrägerier och utföra riskhantering; samt
  • Följa tillämpad lagstiftning, till exempel bokföringslagar.

6. De lagliga grunderna för vår behandling av dina personuppgifter

6.1 Bolaget baserar behandlingen av dina personuppgifter på ett antal lagliga grunder. Dessa beskrivs i det här avsnittet.

6.2 Vi behandlar bland annat dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet med dig som kund eller leverantör så som för att genomföra köp, inköp, förenkla administration och orderhistorik.

6.3 En del av den behandling av personuppgifter som vi utför baserar sig på en så kallad intresseavvägning. Detta gäller exempelvis den behandling vi utför för att marknadsföra oss som t ex  skicka erbjudanden till dig om våra varor och tjänster, information om våra event samt för att göra en begränsad segmentering av kunder, t.ex. baserat på totala inköpssummor.

6.4 Vi behandlar inga känsliga personuppgifter.

6.5 I vissa fall kan vi ha en rättslig förpliktelse att behandla dina personuppgifter. Detta gäller till exempel för den behandling av personuppgifter som vi utför för att kunna uppfylla bokföringslagens krav.

 

 

7. Sammanställning av vår personuppgiftsbehandling

 

Ändamål

Laglig grund:

Kategorier av personuppgifter

För att administrera, utveckla och leverera våra varor och tjänster samt tillhandahålla support

Fullgörande av avtal om köp

 

Namn

Kontaktuppgifter (t ex: e-post och telefonnummer)

Befattning

 

Lagringsperiod:  24 månader efter att kunden senast har varit aktiv hos oss, till exempel genom att handla eller kontakta vår kundtjänst

 

Ändamål

Laglig grund:

Kategorier av personuppgifter

För att administrera, utveckla och köpa in varor och tjänster samt tillhandahålla support

Fullgörande av avtal om inköp

 

Namn

Kontaktuppgifter (t. ex: e-post och telefonnummer)

Befattning

 

Lagringsperiod:  24 månader efter att leverantören senast har varit aktiv hos oss, till exempel genom att leverera varor till oss eller kontakta våra inköpare

 

Ändamål

Laglig grund:

Kategorier av personuppgifter

För att försäkra oss om att lagkrav efterlevs, såsom bokföringslagen

Rättslig förpliktelse

 

Namn

Kontaktuppgifter (t. ex: e-post och telefonnummer)

Befattning

 

Lagringsperiod:  Så länge vi är skyldiga att lagra uppgifterna enligt tillämpad lag

 

Ändamål

Laglig grund:

Kategorier av personuppgifter

För att marknadsföra oss och våra varor och tjänster genom t. ex: mässor, post, e-post, telefon, CRM-utskick och sms/mms

Intresseavvägning

 

Namn

Kontaktuppgifter (t. ex: e-post, och telefonnummer).

Befattning

Information om vilka erbjudanden du varit intresserad av, vilka av våra nyhetsbrev du integrerat med och vilka av våra event du har anmält dig till

 

Lagringsperiod:  24 månader efter att du senast har varit aktiv hos oss, till exempel genom att handla eller kontakta vår kundtjänst

 

 

 

 

 

 

8. Profilering

8.1 Vi kan behandla dina personuppgifter genom profilering. Om du är kund analyseras information om vilka av våra varor, tjänster och erbjudanden du varit intresserad av, vilka av våra nyhetsbrev du interagerat med och vilka av våra event du anmält dig till, uppgifter för att tillhandahålla dig erbjudanden som vi tror passar dig och för att bjuda in dig till event vi tror att du skulle vilja gå på.

8.2 Du kan närsomhelst invända mot behandling av personuppgifter genom profilering. Detta gör du genom kontakta oss genom att skicka ett mail till: privacy@merxteam.com

När Bolaget har mottagit din anmälan kommer vi att upphöra med att behandla dina personuppgifter för detta ändamål.

 

9. Hur länge lagras dina personuppgifter?

9.1 Dina personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy.

9.2 Bolaget kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka Bolagets rättsliga intressen.

9.3 Bolaget sparar uppgifter om kunder och leverantörer i högst 24 månader efter det att kunden senast genomfört ett köp och/eller om en leverantör har levererat varor.

10. Utlämnande av personuppgifter?

10.1 Vi kan komma att lämna ut dina uppgifter till tredje part, såsom de som tar hand om logistiken runt ditt köp/leverans och andra samarbetspartners samt leverantörer av IT, beställnings- och kommunikationstjänster.

10.2 Vi kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part när det följer av lagkrav, annan författning eller myndighetsbeslut.

10.3 Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t.ex. polisen, skatteverket eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

10.4 Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES och alla våra egna IT-system finns inom EU/EES. Vid systemmässig support och underhåll kan vi dock vara tvungna att överföra informationen till ett land utanför EU/EES, t.ex. om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Biträdet får i dessa fall endast ta del av den information som är relevant för ändamålet (t.ex. loggfiler). Oavsett i vilket land dina personuppgifter behandlas vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES garanteras skyddsnivån antingen genom ett beslut från EU-kommissionen om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av s.k. lämpliga skyddsåtgärder. Exempel på lämpliga skyddsåtgärder är godkänd uppförandekod i mottagarlandet, standardavtalsklausuler, bindande företagsinterna regler eller Privacy Shield.

 

10.5 Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till tredje part.

 

11. Ändring av integritetspolicy

11.1 Vi har rätt att när som helst ändra Integritetspolicyn, med hänsyn till rådande lagar samt beaktande till din säkerhet och integritet.
Bolaget kommer att med rimligt varsel underrätta dig vid ändringar av Integritetspolicyn.

12. Skyddet av dina personuppgifter

12.1 Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss.
Vi har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Exempelvis sparas alla uppgifter om kunder och leverantörer i en databas som är skyddad genom behörighetsstyrning och brandvägg.

 

13. Dina rättigheter

13.1 Du har rätt att, i enlighet med vad som följer av tillämpad dataskyddslagstiftning, när som helst begära att få tillgång till de personuppgifter som behandlas om dig. Du har vidare rätt att få dina felaktiga personuppgifter rättade, att vi ska sluta behandla samt radera dina personuppgifter, att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, att utöva din rätt till dataportabilitet, samt att invända mot behandlingen av personuppgifterna.

13.2 Du har även rätt att få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från dig, förekomsten av automatiserat beslutsfattande (inklusive profilering) samt den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period.

13.3 Om du inte vill att vi behandlar dina personuppgifter för direkt marknadsföring har du alltid rätt att invända mot sådan behandling genom att skicka ett mail till privacy@merxteam.com. När har vi mottagit din invändning kommer vi att upphöra med att behandla personuppgifterna för sådant marknadsföringsändamål.

13.4 Du har även rätt att när som helst inge klagomål till tillämpad tillsynsmyndighet om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med tillämpad dataskyddslagstiftning.

13.5 För det fall du skulle vilja utöva någon av dina rättigheter, vänligen kontakta oss genom att skicka ett mail till privacy@merxteam.com.

 

 

 

 

 

 

14. Vad är cookies och hur använder vi det?

14.1 Cookies är en liten textfil bestående av bokstäver och siffror som skickas från vår webbserver och sparas på din webbläsare eller enhet. Hos oss använder vi följande cookies:

1) Sessionscookies (en tillfällig cookie som upphör när du stänger din webbläsare eller enhet).

2) Varaktiga cookies (cookies som ligger kvar på din dator tills du tar bort dem eller de går ut).

3) Förstapartscookies (cookies som sätts av webbplatsen du besöker).

4) Tredjepartscookies (cookies som satts av en tredjeparts webbplats. Hos oss används dessa i första hand för analyser, t.ex. Google Analytics).

5) Liknande tekniker (tekniker som lagrar information i din webbläsare eller i din enhet på ett sätt som liknar cookies).

De cookies vi använder förbättrar normalt sett de tjänster vi erbjuder. Några av våra tjänster behöver cookies för att fungera korrekt, medan andra förbättrar tjänsterna för dig. Vi använder cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av våra tjänster och för att spara funktionella inställningar så som språk och andra uppgifter.

 

14.2 Kan du själv styra användningen av cookies?

Ja! Din webbläsare eller enhet ger dig möjlighet att ändra inställningarna för användningen och omfattningen av cookies. Gå till inställningarna för din webbläsare eller enhet för att lära dig mer om hur du justerar inställningarna för cookies. Exempel på sådant du kan justera är blockering av alla cookies, att endast acceptera förstapartscookies eller att radera cookies när du stänger ner din webbläsare. Ha i åtanke att vissa av våra tjänster kanske inte fungerar ifall du blockerar eller raderar cookies. Du kan läsa mer om cookies på post- och telestyrelsens webbsida, www.pts.se.

 

15. Kontaktinformation

15.1 Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor om denna Integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag.
Vår kontaktinformation hittar du nedan.

MerxTeam AB, Galvaniseringsgatan 5, 417 07 Göteborg

e-mail: privacy@merxteam.com